CRM systeem: meer tijd door automatiseren
Als je bedrijf verzamel je elke dag bewust en onbewust zoveel informatie over klanten. En daarbij moet je je aan de GDPR houden. Wat moet je er mee? Hoe zie je door de bomen het bos nog en hoe houd je alles bij? Hoe mis je geen deadlines en volg je leads op? Een CRM systeem is dé oplossing, mits je tussen de vele pakketten de juiste kiest en het goed inricht, koppelt en organiseert. Niet alleen schept het orde in de chaos, het levert je ook veel tijd en geld op. Want hoe zou je het vinden als je nooit vergeet op te volgen met je leads en altijd en overal de juiste gegevens bij de hand hebt? Precies, dat vinden wij dus ook.
Wat is een CRM systeem?
Laten we bij het begin beginnen: wat is dat nou, zo’n CRM systeem? Een CRM is kort voor Customer Relationship Management, is een programma wat je helpt bij het managen van je klanten. De software helpt je met het stroomlijnen van de verkoop en marketingprocessen, zodat het makkelijker wordt om klanten te werven en zo inkomsten te verhogen.
Een CRM systeem is niet het programma dat ze voor je binnenhaalt, maar een tool om die onderdeel uitmaakt van het proces. Dat gezegd, een goed CRM kan verschillende onderdelen van het proces voor zijn rekening nemen zodat je je kunt richten op de dingen die echt belangrijk zijn: goede service leveren of een goed product ontwikkelen.
Maar hoe weet je nou welk CRM systeem het beste bij jouw bedrijf past? Volgens Wikipedia zijn er drie verschillende soorten CRM:
- Customer-touching-applicaties, waarbij de klant direct contact heeft met de applicatie. Een voorbeeld van deze applicatie is zelfbediening.
- Customer-centric-intelligence-applicaties. Dit betreft applicaties die de resultaten van operationele verwerkingen kunnen analyseren en de resultaten hiervan kunnen gebruiken om de CRM-applicaties te verbeteren. Hier draait het vooral om datamining en datawarehousing.
- Customer-facing-applicaties, waarbij de klant interactie heeft met het bedrijf. Een voorbeeld hiervan is een callcenter of een helpdesk.
Het laatste voorbeeld van Wikipedia is volgens ons geen CRM systeem. Met een goed CRM systeem manage je naast klanten namelijk vooral ook leads. Maar wat zegt dat nou? Om hier hout van te snijden is het belangrijk dat je kijkt naar welke processen een CRM voor jou moet vervangen of versnellen.
Heb je bijvoorbeeld een bedrijf waar veel leads binnenkomen dan kan een CRM je helpen om orde in de chaos te brengen. Door middel van lead scoring kun je zien welke leads voor jou interessant zijn en hoe hoog de kans is dat je een goede deal scoort. Dit helpt je als je als je veel leads hebt en weinig tijd. Als dit belangrijk voor je is dan zoek je dus een CRM uit die hoog scoort op het gebied van lead scoring. Kortom, bepaal eerst wat voor jouw situatie belangrijk is, en beslis dan wat voor soort CRM daarbij past.
Automatiseren met een CRM
Automatiseren is het sleutelwoord als het draait om CRMs. Samen met integraties en koppelingen neemt een goed CRM systeem je heel veel werk uit handen. Weet je nogal die spreadsheets die je had? En al die verschillende programma’s? Je CRM wordt je hub waarin alles samenkomt. Door middel van platformen zoals Zapier, Piesync, Automate.io, Ifttt en Stamplay, is het makkelijker dan ooit om informatie te delen en aan elkaar te koppelen.
Het mooie hieraan is dat het makkelijker dan ooit wordt om overzicht te krijgen in al je gegevens. Hoeveel leads komen er binnen per maand? Hoeveel heb je uitgegeven aan marketing? En hoeveel van die leads worden ook écht klanten.
Een goed CRM systeem kan zelfs herkennen wie er op je website is geweest, hoe vaak en welke pagina’s ze bezochten. Dit maakt het nog gemakkelijker om op te volgen met je leads en ze gericht te vragen naar de pagina’s die ze bekeken hebben. Met behulp van chatbots, een vorm van engineered marketing, kun je leads vragen of je ze ergens mee kunt helpen, ze meer informatie bieden, of ze gelijk aan de juist persoon binnen je team koppelen. Dit scheelt tijd, geld en oogt professioneel. Wat wil je nog meer?
Last but not least, een CRM systeem kan je ook helpen met het verrijken van data door gebruik van tools zoals Clearbit en Data-collectief. Had je eerder alleen een naam of een email adres, nu kan een CRM op basis van het mailadres of de organisatie website extra gegevens verzamelen (zoals functie, adres, omzet, aantal werknemers, social media links etc.). Zodoende worden je leads meteen verrijkt met externe databronnen.
Papierloos met een CRM
Een CRM is handig dus voor alles wat online gebeurt. Toch is dat niet het enige waar een CRM uitkomst biedt. Het is je digitale rolodex. Ga je naar een evenement? Dan kun je je CRM gebruiken om visitekaartjes in te scannen en die toe te voegen aan je database. Het scheelt een hoop papierrommel en zorgt voor meer overzicht. Wijzelf gebruiken Insightly en daar scannen we alle visitekaartjes mee in. Dit wordt vervolgens door de computer aangevuld en daarna door iemand gecheckt voor het in het systeem toegelaten wordt, waardoor de kwaliteit van de data gewaarborgd blijft. En dat zit gewoon bij de prijs inbegrepen. Kortom: het scheelt ons ontzettend veel tijd.
Bij het kiezen van een CRM komt natuurlijk nog veel meer kijken. Het gaat niet om het nieuwste van het nieuwste, maar juist welke software de aanwezige bedrijfsprocessen ondersteund en verrijkt. Je kunt beginnen door de CRMs te bekijken in onze Marketing en Growth Hacking toolbrowser. En zie je door de bomen het bos niet meer? Dan kun je ons natuurlijk altijd contacteren.
