Een paar maanden geleden maakten we de partnership tussen Leapforce en Elfsquad bekend. Elfsquad maakt CPQ (Configure, Price, Quote) software voor de maakindustrie en Leapforce zet deze adequaat in als salestool. Samen bieden we zo de beste software en een vlekkeloos implementatieproces.
Heb je dit bericht gemist? Dan denk je wellicht: wat is CPQ en wat heb ik hieraan? Hier gaan we in deze blog op in. We zullen uitgebreid beschrijven hoe CPQ software zeeën van tijd kan besparen in het opstellen van complexe offertes, en leggen stap voor stap uit waarom het implementatieproces eigenlijk enorm snel gedaan is.
Wat is CPQ?
CPQ software helpt, kort gezegd, bij het automatisch genereren van offertes. Dit is noodzakelijk, vooral voor bedrijven of salesmedewerkers die een modulair opgebouwd product verkopen (bestaande uit optionele onderdelen). Het handmatig opzetten van dergelijke offertes kost namelijk veel te veel tijd en geld, en is heel erg foutgevoelig.
Een voorbeeld: Productielijnen voor snoep
Stel, bijvoorbeeld, je maakt productielijnen voor snoep. Deze verkoop je aan fabrieken die verschillende soorten lekkers produceren. Drop in alle vormen, winegums, lolly’s, spekjes en nog veel meer.
Je machines kunnen worden ingezet voor het produceren van verschillende soorten producten en zijn extreem flexibel. Bijna alle populaire soorten snoep kunnen met de geavanceerde productielijnen gemaakt worden. Dit is leuk, maar maakt het salesproces wel erg ingewikkeld.
Een uitdaging voor Sales
Salesmedewerkers nemen doorgaans alle details van zowel product als machine met hun klanten door, zodat de productielijnen volledig aangepast kunnen worden op de benodigdheden van de desbetreffende fabriek. Dit is nogal een proces.
Vervolgens wordt, gebaseerd op de wensen en mogelijkheden van de klant, een ‘custom’ offerte opgesteld. Hierin wordt precies aangegeven wat het totaal van alle benodigde onderdelen gaat kosten. Het liefst moet deze offerte natuurlijk zo snel mogelijk gemaakt worden, want de productie moet doorgaan.
Helaas heeft dit nogal wat voeten in de aarde. Kun je je voorstellen hoeveel productkennis is vereist voor het correct opstellen van een dergelijke offerte? Vooral met een ingewikkeld en flexibel product als machines is de complexiteit enorm. Alle onderdelen moeten foutloos in de offerte staan, anders gaat het mis tijdens de productie.
De oplossing: CPQ software
Hoe mooi zou het zijn als er een systeem bestond dat alle mogelijke onderdelen, prijzen en specificaties al klaar heeft staan? Waarin je simpelweg een keuzemenu kunt doorlopen en waardoor je offertes binnen een paar minuten klaar zijn? Misschien zelfs inclusief klantgegevens, datum en gegevens van de salesmedewerker?
Dit is precies wat CPQ software doet.
Door het vooraf instellen van alle onderdelen, prijzen en specificaties (bijvoorbeeld: maar één motor mogelijk; of display 1 kan niet worden toegepast op machine 3) voorkom je fouten en wordt de doorlooptijd aanzienlijk verkort.
De CPQ configurator verwoordt alle mogelijkheden bovendien heel begrijpelijk. Kiest de salesmedewerker bijvoorbeeld ‘drop’, dan wordt automatisch (bijvoorbeeld) module 1 geselecteerd. Kiest hij of zij ‘lollies’, dan wordt module 2 geselecteerd. En voor zowel drop als lollies, module 3. Zo hoeft de salesmedewerker zelf niet te weten welke modules bij welke producten horen en voorkom je foutieve offertes.
CPQ implementatie
Nu denk je waarschijnlijk: Hoe krijg ik alle onderdelen, prijzen, voorwaarden en specificaties in zo’n systeem? Hoe zorg ik dat alle medewerkers met een CPQ tool kunnen werken? En werkt dit eigenlijk wel voor mijn product?
Dit zijn terechte vragen, want simpel is een CPQ implementatie niet. Ondanks het feit dat de implementatietijd een fractie is van de tijd die je met een CPQ tool bespaart, is de nodige planning en training noodzakelijk.
Zes stappen
Om dit proces simpel en gestroomlijnd te laten verlopen hebben we zes overzichtelijke stappen voor CPQ implementatie op een rijtje gezet. Na deze doorlopen te hebben kun je zeker zijn dat je een perfect lopend CPQ systeem hebt en zul je merken dat de implementatie hiervan eigenlijk heel erg meevalt.
Stap 1: Evaluatie
CPQ systemen zijn vooral geschikt voor machinebouwers, carrosseriebouwers, producenten van productielijnen, producenten van installaties en producenten van overige complexe producten.
Tijdens de eerste stap van het implementatieproces bekijken we kritisch of CPQ software jouw bedrijf inderdaad verder kan helpen. We vragen je een eisenlijst op te stellen en bekijken aan de hand daarvan wat wel en niet haalbaar is. Op deze lijst kunnen aspecten staan als specifieke functies van de software of budget wensen.
Heb je bepaalde eisen die met CPQ niet mogelijk zijn? Vallen je wensen buiten het budget of kennen we in jouw geval handiger manieren voor het opstellen van offertes? Dan stoppen we het proces en voorkomen we zo dat je kosten maakt die toch niets gaan opleveren.
Komt uit de eisenlijst dat je inderdaad baat hebt bij het gebruik van CPQ? Dan kijken we naar een aantal verdere details die ons beeld en plan compleet kunnen maken. Voorbeelden hiervan zijn je gebruik van eventuele CRM systemen en data opslag binnen je bedrijf. Ook je ERP (Enterprise resource planning) systeem en CAD (Computer-aided design) systeem worden bekeken om te zien of ze geïntegreerd kunnen worden met het CPQ systeem.
Gebruik je bijvoorbeeld Exact Online? Dan heeft Elfsquad een handige standaard koppeling klaarliggen waarmee je alle gegevens uit dit systeem zo integreert in de CQP software. Deze sluiten we heel gemakkelijk aan, binnen 1 minuut aan. Alle details (artikelen, prijzen, etc.) vloeien zo vanzelf van Exact naar de CPQ configurator en terug, waardoor je deze niet steeds handmatig hoeft in te voeren in je CPQ systeem. Ook wanneer er bijvoorbeeld prijswijzigingen plaatsvinden worden deze direct geüpdatet in zowel CRM als CPQ. Dit voorkomt fouten en scheelt veel tijd en moeite!
Stap 2: Demo
Is CPQ software inderdaad wat jouw bedrijf nodig heeft? Dan wil je de mogelijkheden natuurlijk graag in actie zien.
Tijdens de tweede stap laten we daarom online of op locatie zien wat CPQ voor jou kan betekenen. We bouwen met ingeladen data een voor jou herkenbare situatie waarin we precies kunnen laten zien wat je kunt verwachten.
De presentatie duurt ongeveer één a twee uur en biedt de mogelijkheid voor het doornemen van al je vragen met betrekking tot de software, de CPQ implementatie, de voordelen, en de toekomst.
Stap 3: Workshop
Nadat we een algemeen beeld van de mogelijkheden hebben geschept tijdens de demo gaan we tijdens de workshop dieper in op de CPQ mogelijkheden voor jouw bedrijf.
We laten zien wat we voor je in petto hebben, demonstreren de mogelijkheden en zorgen dat alle (relevante) medewerkers binnen je bedrijf helemaal zijn bijgepraat.
Tijdens de workshop zal zowel een engineer als een salesmedewerker aanwezig zijn, waardoor geen vraag onbeantwoord zal blijven.
Na afloop van deze dag hebben we een goed beeld van je uiteindelijke wensen. We weten wat de kosten voor licenties zullen zijn en kunnen daardoor ook een inschatting gaan maken van de uiteindelijke kosten van de implementatie zelf.
Stap 4: Pilotfase
Tijdens de pilotfase zullen we aan de slag gaan met het invoeren van de producten en gegevens. Natuurlijk doen we dit niet allemaal tegelijk; we beginnen met het testen van één product.
We voeren alle mogelijke onderdelen in en koppelen aanvullende systemen (CRM bijvoorbeeld). Is alles ingevoerd? Dan begint de Elfsquad software met renderen en kunnen de salesmedewerkers in de praktijk kennis en ervaring opdoen.
Aan de hand van de tests en feedback wordt de werking volledig gefinetuned, voordat de rest van de producten wordt ingevoerd.
Stap 5: Implementatiefase
Tijdens de vijfde stap wordt het echt. We voeren nu stap voor stap alle producten in, met de uitkomsten van de pilot in gedachten. Ook implementeren we de overige gewenste features zoals het aantal gebruikers en de gebruiksrechten.
Aan het einde van deze fase is de software helemaal volledig en klaar voor gebruik. En om de CPQ implementatie helemaal succesvol af te sluiten zorgen we natuurlijk voor een uitgebreide training voor alle salesmedewerkers.
Stap 6: Scale-up fase
Tijdens de scale-up fase is de configurator volledig in werking. Alle producten zijn ingevoerd, de benodigde koppelingen zijn gemaakt en alle gebruikers van de software zijn volledig getraind.
Echter, de Elfsquad software biedt meer mogelijkheden dan de basisfunctionaliteit. Zo kun je bijvoorbeeld:
- Dealers toelaten tot het systeem, zodat ze je product met de configurator kunnen verkopen (met eigen rechten, prijzen en eventueel een winstmarge)
- Meerdere talen instellen (voor dealers of salesmedewerkers in andere landen)
- De configurator direct beschikbaar maken voor de eindklant door deze in te voegen op de website
- Mooie 3D modellen invoegen die geselecteerde modules direct in de configurator laten zien
Tijdens de scale-up fase houden we regelmatig contact en overwegen we eventuele extra functies. Indien gewenst wordt de software aangevuld, inclusief bijbehorende training natuurlijk.
Makkelijker dan je dacht
Met de bovenstaande zes stappen hopen we het implementatieproces te vergemakkelijken. En om eerlijk te zijn vinden we dat dit goed lukt!
Samen met Elfsquad zijn we inmiddels met meerdere bedrijven de stappen aan het doorlopen, en eigenlijk gaat dit heel gesmeerd. De bedrijven hoeven zich zelf nergens druk om te maken. Ze krijgen een keurige demo te zien en kunnen er zeker van zijn dat ze net zoveel begeleiding krijgen als ze nodig hebben.
Kortom: het proces blijft veelomvattend, maar dit is absoluut geen reden om hier niet aan te beginnen. Immers, veel bedrijven zijn je voorgegaan en de kennis en processen voor een vlekkeloze implementatie hebben wij!
Interesse?
Klinkt CPQ software als iets waar jouw bedrijf tijd (en dus geld) mee zou kunnen besparen? Of heb je andere marketing of software gerelateerde vragen? Neem een kijkje op de Leapforce website of de Elfsquad website, of vraag een vrijblijvend kennismakingsgesprek aan.
Wil je graag weten of jouw sales en marketing machine voor verbetering vatbaar is? Neem dan gratis deel aan de Leapforce groeitest. Zo weet je binnen een paar minuten hoe jouw bedrijf ervoor staat.
