In deze blog lichten we het CRM dashboard toe. Het is een belangrijk onderdeel in het CRM systeem en elk systeem bevat meestal diverse dashboards. Het handig inrichten hiervan kan enorm veel waardevolle inzichten opleveren en vooral voor sales kan dit erg handig zijn.
Om het geheugen nog even op te frissen:
In een CRM systeem sla je alle informatie over je klanten, potentiële klanten en andere contacten op. Denk hierbij aan contactgegevens, maar ook alle interacties en verkopen.
Wat is een CRM dashboard?
Een CRM dashboard biedt een overzicht van data die onder meer de vooruitgang binnen een bedrijf weergeven. De meeste CRM-systemen bevatten diverse dashboards, waaronder een sales dashboard. Dit is een pagina die, kort gezegd, vol staat met data over verkopen, leads en omzet.
Het mooie aan een CRM dashboard is dat je deze binnen de meeste systemen zelf kunt inrichten. Aan de hand van je sales strategie en persoonlijke voorkeuren kun je dus helemaal zelf bepalen welke elementen je graag op je dashboard wilt zien.
10 handige elementen
De lijst aan gegevens die je aan je dashboard kunt toevoegen is enorm. Het is daarom voor sommige bedrijven lastig om een keuze te maken. Immers, een te vol dashboard wordt overzichtelijk en een dashboard met irrelevante gegevens heb je weinig aan.
Om jullie daarom een idee te geven van de meest cruciale onderdelen van een CRM dashboard, hebben we er 10 voor je op een rijtje gezet.
1. Waar komen de meeste klanten vandaan?
Om te beginnen is het handig om te weten wie je klanten zijn en waar ze vandaan komen.
Een CRM-software kan bijvoorbeeld registreren waar je klanten en leads woonachtig of werkzaam zijn (geografisch gebied), maar ook hoe deze personen klant zijn geworden.
Bijvoorbeeld:
- Via een congres of een beurs,
- via een demo,
- of via een affiliate programma.
Door bij te houden welk type klant het meeste oplevert en waar die vandaan komt, kun je als sales medewerker beter inzichtelijk krijgen welke acties goed hebben gewerkt en welk type klant meer of minder oplevert. Klantprofielen met de meeste potentie krijgen natuurlijk de focus.
2. Welke omzet heb je in het huidige jaar behaald?
Uiteraard wil je op je sales dashboard kunnen zien hoeveel omzet je in het huidige jaar hebt behaald. Immers, dit is waar het allemaal om draait.
In de meeste CRM-systemen kun je een duidelijk overzicht weergeven van je totale omzet, al dan niet gespecificeerd met gegevens als:
- Omzet per team;
- omzet per sales medewerker;
- kwaliteit en type van de verkopen.
Uiteraard kun je zelf kiezen in hoeverre je dergelijke details op je dashboard wilt zien. Je kunt er ook voor kiezen om het simpel te houden en slechts één omzet bedrag weer te geven.
3. Welke omzet heb je de vorige jaren behaald?
De omzet van het huidige jaar is wellicht het meest belangrijk, maar uiteraard wil je groei zien.
Het is dan ook aan te raden om de cijfers die je voor het huidige jaar weergeeft, ook voor het vorige jaar weer te geven. Of zelfs voor de vorige twee of drie jaar.
Zo zie je in één oogopslag hoe je bedrijf ervoor staat en in hoeverre je vooruitgang hebt geboekt.
4. Welke omzet wordt er verwacht voor het komende jaar?
In de meeste CRM-systemen kun je een ‘sales forecast’ weergeven.
Dit houdt in, een inschatting van het aantal verkopen over de komende periode, gebaseerd op alle beschikbare data. Door de inzet van slimme AI technieken kan een goed onderbouwde voorspelling worden gedaan, die een grote hoeveelheid aan data in overweging neemt. Denk aan teams, de prestatie van individuele sales medewerkers en de trends over de afgelopen jaren.
Een dergelijke voorspelling kan dienen als waarschuwing voor eventuele problemen en geeft managers de tijd om hierop in te kunnen spelen.
5. Verloren ‘opportunity’ met reden
Sommige leads lopen op niets uit. En dat is helemaal niet erg, daar leer je alleen maar van.
Om precies bij te houden waarom sommige personen besluiten geen aankoop te doen, is het handig om alle verloren ‘opportunities’ te tracken, met reden. Dit kan bijvoorbeeld zijn ‘geen antwoord/reactie’, ‘aankoop ander product’ of ‘aankoop product van de concurrent’.
Natuurlijk is de reden niet altijd bekend, maar het zoveel mogelijk bijhouden hiervan kan leerzame data voor de toekomst opleveren.
6. Welke bedragen staan er nog open als ‘opportunity’?
Naast het maken van een voorspelling, kan een CRM dashboard ook laten zien welke ‘opportunities’ (mogelijkheden tot verkoop) nog open staan.
Over het algemeen zijn dit leads die aan het begin- of halverwege de sales funnel staan en waarmee het sales team in contact is.
Heb je bijvoorbeeld aan 10 bedrijven een demo van je product laten zien en wacht je nog op een uiteindelijk besluit van deze bedrijven? Als je product €1000 kost, heb je in dat geval €10000 openstaan aan ‘opportunities’. Je hebt de kans om €10000 om te zetten, als alle opportunities uiteindelijk succesvol gewonnen worden.
Veel CRM dashboards maken een onderscheid tussen de verschillende stadia van de sales funnel. Dit wordt de ‘pipeline’ genoemd, en hier gaan we in punt 7 verder op in.
Door de opportunities per stadium te laten zien, blijft het sales team scherp en is in één oogopslag te zien of alle leads zich zoals gepland door de funnel heen bewegen.
7. Opportunities/tasks ‘past due’
Soms heeft het sales team het druk en gebeurt het dat er geen tijd is om alle leads de benodigde aandacht te geven
Heb je een demo gegeven en denkt je lead na over een aankoop? Dan kan het handig zijn om na een aantal dagen nog even contact op te nemen en te checken of er inderdaad interesse is. Doe je dit niet? Dan kan het zijn dat de concurrent dit wel doet, waardoor je een verkoop misloopt.
Opportunities of activiteiten ‘past due’ zijn taken die eigenlijk al eerder hadden moeten worden uitgevoerd.
Een overzicht van dergelijke gemiste kansen kan waardevolle inzichten geven voor de effectiviteit van het sales team. Heeft het sales team het te druk en moet een aantal taken gedelegeerd worden? Of zijn er patronen te zien van bepaalde leads die vastlopen? In een specifiek stadium van de funnel, bijvoorbeeld? Deze patronen zijn vaak relatief makkelijk af te lezen uit de ‘past due’/’overdue tasks’ data.
8. Wat zit er in de sales ‘pipeline’?
Vergelijkbaar met de ‘open opportunities,’ is er de sales pipeline. De sales pipeline is de visuele weergave van de sales funnel, of buyer’s journey, waar we het onder punt 5 al kort over hadden.
Het doel is, uiteraard, om alle leads zo snel en effectief mogelijk door de sales funnel te bewegen.
Een sales ‘pipeline’ is een onmisbaar onderdeel van het sales dashboard, omdat het inzicht geeft in de stadia waar focus nodig is. Je kunt op deze manier direct zien in welk stadium de meeste leads zich bevinden, waardoor je je strategieën hierop kunt toepassen.
Staan er bijvoorbeeld bijna geen leads in de ‘awareness stage’? Dan weet je dat daar actie nodig is.
9. Hoeveel hebben alle sales medewerkers verkocht?
Omdat je niet alleen je externe contacten in je CRM-systeem hebt opgeslagen, maar ook al je collega’s, kun je precies bijhouden hoe elke sales medewerker presteert. Door bij te houden welke sales en opportunities door welke medewerker zijn binnengehaald of behandeld, kun je tracken wie succes heeft en wie minder.
Het team kan zo leren van de medewerkers die goed bezig zijn en hulp bieden aan degenen die dit nodig hebben.
10. Wat is je win rate?
Belangrijk , en bovendien een leuke toevoeging, is de ‘win rate’. Dit percentage bereken je door het aantal ‘won opportunities’ te delen door het ‘totaal aantal opportunities’.
Heb je bijvoorbeeld de kans om 100 verkopen te doen, en sluit je de deal daadwerkelijk 80 keer?
Dan is je winrate 0,8, x 100 = 80%.
Hoe hoger de win rate, hoe beter.
Hulp nodig?
Heb je hulp nodig bij het inrichten van je CRM sales dashboard? Of misschien bij het kiezen van een geschikt CRM-systeem? Wij helpen je hier graag bij. Neem gerust contact met ons op voor een gratis kennismakingsgesprek, zodat we samen een ideale indeling kunnen bedenken.
Wil je weten hoe de sales & marketing machine van jouw bedrijf er momenteel voor staat? We hebben een gratis Groeitest ontwikkelt waarmee je binnen een paar minuten zult weten welke gebieden binnen jouw sales & marketing opzet nog voor verbetering vatbaar zijn. Je vindt de groeitest op onze website.
