Hebben jullie de nieuwe film van David Attenborough al gezien? In deze prachtige ‘getuigenverklaring’ deelt Attenborough zijn zorgen over de staat van onze planeet en de impact die de mens hierop heeft.
Ook al doen we bij Leapforce al tijden ons best om zo duurzaam mogelijk te werken, deze documentaire zette ons opnieuw aan het denken. Wat kunnen we doen om beter voor onze planeet te zorgen? Welke activiteiten op kantoor hebben de meeste impact en wat kunnen we hieraan veranderen?
Bergen papier
Natuurlijk zijn er lange lijsten aan acties te bedenken waarmee we ons steentje kunnen bijdragen. Zo letten we bijvoorbeeld op ons afval, ons eten, ons vervoer en ons energieverbruik.
Echter, ook het delen van ideeën en kennis is naar onze mening een waardevolle manier om de wereld te verbeteren. En met die insteek willen we jullie graag vertellen hoe makkelijk het is om als kantoor papierloos te werk te gaan. Dit doen we bij Leapforce namelijk al jaren, dus we hebben aardig wat tips en trucs op zak die wellicht anderen ook kunnen helpen.
Is het gebruik van papier dan zo schadelijk?
Op grote schaal, van ons allemaal samen, zeker wel. In Nederland wordt in totaal circa 3.557.000 ton papier en karton per jaar verbruikt. Dit komt neer op 195 kilo per persoon per jaar. Deze aantallen resulteren niet alleen in een enorme papierindustrie, maar ook in extreme hoeveelheden papieren afval. Wist je dat, naar verwachting, 40% van al het afval in de US uit papier bestaat? Hoeveel dit precies in Nederland is hebben we niet kunnen vinden, maar we zien om ons heen dat ook in ons land nogal wat papier wordt gebruikt (en vaak verspild, naar onze mening).
De belastingdienst is goed voor tonnen aan blauwe brieven per jaar en de overheid stuurt honderdduizenden onnodige notificaties rond, die meestal direct de prullenbak in verdwijnen. Corporates sturen nog steeds duizenden werknemers dikke contracten per post. Start-ups en MKB-bedrijven schrijven projecten uit op gele en blauwe post-its, want dat is handig – denken ze. En ken je die enorme vellen papier waar veel teams graag hun brainstorm-sessies op houden? Vaak gaan er per meeting meerdere van deze papieren documenten doorheen, wat resulteert in een dagelijkse prullenbak vol papier.
Natuurlijk, soms ontkom je er niet aan om dingen even op papier te zetten of een aantal documenten te printen om zaken tastbaar te maken. Maar geloof ons, meestal kan het makkelijker online. Er zijn honderden software tools beschikbaar waarmee je online kunt brainstormen, contracten kunt tekenen, kunt scannen met je telefoon en ga zo maar door. Probeer daarom te gaan voor papierloos werken.
Zo beperk je papier op kantoor
Bij Leapforce werken we al jaren helemaal papierloos. En het mooie is, hier zijn we alleen maar productiever van geworden. We hebben inmiddels een flinke collectie aan tools verzameld die het zo makkelijk maken om papierloos te werken dat we bijna niet kunnen geloven dat er bedrijven zijn die het nog anders doen.
Voor degenen die op zoek zijn naar wat inspiratie op dit gebied, hebben we onze favorieten op een rijtje gezet:
- Gebruik Pandadoc voor contracten, offertes en quotes
Ken je Pandadoc al? Deze superhandige tool maakt het mogelijk om online contracten, offertes en quotes op te stellen en deze ook gelijk digitaal te ondertekenen.
Vooral binnen grote bedrijven wordt er nogal wat ondertekend. Print je voor elke medewerker een paar contracten? En voor elke klant een contract, offerte en/of quote? Dan komt dit neer op enorme bergen papier per jaar. Slecht voor de planeet, maar ook nog eens hartstikke duur.
Pandadoc gebruik je al vanaf $25 per maand. Misschien is dit nog wel goedkoper dan al het papier dat je hiermee bespaart?
Gebruik Mural voor brainstorm sessies en virtuele post-its
Een tijdje geleden hebben we bij Leapforce Mural ontdekt. Deze superleuke tool maakt het mogelijk om online samen met een team brainstormsessies uit te voeren. Je kunt op een gedeeld scherm post-its plakken, tekeningen maken, plaatjes toevoegen en al je elementen naar hartenlust rondschuiven.
Gebruik je nog van die grote vellen papier voor je brainstormsessies? Dat is gelukkig nergens meer voor nodig, want Mural gebruik je al vanaf $12 per maand.
- Gebruik WeTransfer, Dropbox of Google Drive voor het verzenden van grote documenten
Wellicht is dit een open deur, maar we noemen hem toch even. Lukt het niet om een document naar je collega’s te mailen omdat dit te groot is? Dan bestaan er genoeg tools waarmee je documenten alsnog, papierloos, bij je collega’s terecht komen.
WeTransfer, Dropbox en Google Drive zijn gratis beschikbaar, maar bieden ook een betaalde versie voor nog meer opslagruimte.
- Maak een to-do-list in Asana
Bij Leapforce maken we onze to-do-lists in Asana. Deze tool maakt het mogelijk om al onze taken te structureren, in te delen op prioriteit, datum en toe te wijzen aan de verantwoordelijke persoon. Zo besparen we niet alleen papier, maar werken we ook vlekkeloos samen.
Asana biedt een gratis versie aan, maar ook de betaalde versies (met meer mogelijkheden) zijn niet duur. Het premium pakket kost bijvoorbeeld maar $10,99 per maand.
Geloof ons, met Asana bespaar je niet alleen papier, maar krijg je ook gelijk veel meer werk gedaan!
- Scan je documenten met CamScanner
Denk je toch nog een printer nodig te hebben om documenten te kunnen scannen? Nee, hoor! Met diverse apps, zoals CamScanner, scan je je documenten gewoon met je telefoon.
De kwaliteit van deze apps wordt steeds beter en meestal zijn ze niet duur. CamScanner, bijvoorbeeld, biedt zowel een gratis versie als een betaalde versie voor $4,99 per maand.
Een duurzame kerst met MOYU kerstcadeaus
En dan nog een extra tip, die wellicht kan bijdragen aan een duurzame kersttijd.
Wist je dat niet alle soorten papier slecht zijn voor het milieu? Steenpapier, bijvoorbeeld, is een volledig boom-vrije papiersoort die voornamelijk uit gemalen steen (Calcium Carbonaat) bestaat. Omdat de vellen veel steviger zijn dan regulier papier, kun je deze na gebruik gewoon schoon vegen en opnieuw beschrijven. Elke pagina kan hierdoor wel zo’n 500 keer beschreven worden. Hoe handig is dat!?
Wil je je netwerk graag een mooi cadeau geven met de kerstdagen en daarmee bijdragen aan een duurzame wereld? Bekijk dan MOYU’s schrijfboekjes eens. Dit mooie bedrijf produceert prachtige boekjes, volledig gemaakt van steenpapier. Daarnaast planten ze voor ieder product , in samenwerking met Trees for Kenya, een boom. Een mooie manier om toch nog te kunnen schrijven, op de meest duurzame manier die wij kunnen verzinnen.
Nog niet overtuigd?
Door 1000 KG pulp-papier te vervangen door steenpapier bespaar je:
- 18 bomen, dit staat gelijk aan de zuurstofconsumptie voor 40 mensen per jaar.
- 2770 liter water, wist je dat een mens hier 142 dagen van kan douchen?
- 85% van je energieverbruik, dit komt overeen met het gemiddelde verbruik van 1 huishouden over een periode van 550 dagen.
Interesse? Neem dan vooral even een kijkje op de website van MOYU.
Hulp nodig?
Naast deze handige tools voor een papierloos kantoor, kennen we natuurlijk nog veel meer tools. Wil je dat we je vooruit helpen met de beste sales en marketing tools? Of heb je interesse in growth hacking als methode om je bedrijf te laten groeien? Wij helpen je graag! Neem gerust contact met ons op voor een gratis kennismakingsgesprek, dan gaan we samen aan de slag met een plan.
Wil je weten hoe de sales & marketing machine van jouw bedrijf er momenteel voor staat? We hebben een gratis Groeitest ontwikkelt waarmee je binnen een paar minuten zult weten welke gebieden binnen jouw sales & marketing opzet nog voor verbetering vatbaar zijn. Je vindt de groeitest op onze website.
