De wereld is in de ban van het coronavirus, en dit betekent een grote verandering in de manier waarop we werken. Sociale isolatie, geannuleerde afspraken en online meetings zijn inmiddels voor de meeste mensen de orde van de dag.
Gelukkig hebben wij hier bij Leapforce ervaring mee. We werken namelijk al langere tijd met freelancers in het buitenland en spreken ook onze klanten regelmatig online. Al ons werk wordt opgeslagen op de cloud, zodat we onze documenten vanaf elke locatie en met onze computers, tablets en telefoons kunnen bewerken. En hierdoor gaat thuiswerken voor ons net zo gesmeerd als op kantoor.
Natuurlijk heeft niet ieder bedrijf hier zoveel ervaring mee als wij. Voor degenen die hier nog iets minder mee geoefend hebben, willen we daarom in deze blog graag onze ervaringen delen. We zullen dan ook kort uitleggen wat de voor- en nadelen van thuiswerken zijn en zetten voor jullie de tools op een rijtje waar wij inmiddels volledig van afhankelijk zijn.
Een vlekkeloze samenwerking met de beste thuiswerk tools
Ben je pas net begonnen met thuiswerken? Vraag je je af hoe je je werk structureert zonder kantoor? Dan zullen deze tools je een stuk verder helpen.
1. G Suite
G Suite is een centraal onderdeel van onze werkwijze. De ‘Suite’ is een lijst van services die Google aanbiedt, speciaal voor bedrijven.
Wat kun je ermee?
G Suite klanten kunnen onder meer:
- Gegevens opslaan en delen op de cloud in handige gedeelde mappen
- Online communicatiemiddelen gebruiken, zoals Google Hangouts voor video calls, Gmail voor e-mail en de Google Calendar voor afspraken
- Documenten creëren met onder meer Google Drive, Google Sheets en Google Slides
Het handige van G Suite is dat alles online gebeurt. Werk jij bijvoorbeeld in een Google Doc op de Google Drive? Dan kunnen je collega’s dit direct zien. Ook loop je geen risico om documenten te verliezen. Alles staat namelijk veilig op de cloud.
Google Hangouts
Voordat we doorgaan naar de volgende tool, moeten we Google Hangouts hier nog even uitlichten.
Vooral wanneer we allemaal thuis werken, is ‘de Hangout’ voor ons essentieel. Op deze manier kunnen we enorm makkelijk een overleg plannen. Google Hangouts laat max 10 mensen toe in een vergadering en heeft geen maximum tijd. Wil je dus een hele dag met een aantal mensen aan een project werken? Dan kan dit zonder problemen.
2. Slack
De meesten van jullie kennen Slack waarschijnlijk wel. Deze handige tool maakt communicatie met collega’s enorm makkelijk en gestructureerd.
Wat kun je ermee?
In Slack kun je simpelweg chatten, net als op WhatsApp eigenlijk. De tool kan geïnstalleerd worden op je computer of telefoon als handige app, maar je kunt hem ook gewoon op je browser laden.
Om je communicatie overzichtelijk te houden kun je op Slack zowel channels als chatgroepen inrichten. Denk bijvoorbeeld aan een chat waar je met je collega’s een specifieke klant bespreekt, een chat waarin foto’s en video’s worden gedeeld, of eentje waarin wordt overlegd over een lopend project. Ook kun je op Slack precies zien wie online is, kun je je collega’s taggen en zelfs online een Slack telefoontje plegen.
3. Asana
Asana vormt de rode draad in ons werk. Met deze enorm uitgebreide project management tool houden we precies bij wie wat doet en wanneer.
Wat kun je ermee?
Eigenlijk teveel om in een blog te beschrijven. Asana biedt de mogelijkheid om per persoon en per project to-do-lists te creëren. Met kleuren, labels, tags, dagen, tijden en nog veel meer kenmerken kun je jezelf schaalbaar maken middels templates en verregaande structuur aanbrengen in je projecten en in de samenwerking met de klant.
Dit is enorm handig, vooral als je thuis werkt. Je kunt zo namelijk precies zien waar het hele team mee bezig is, en dit zorgt dat de samenwerking heel erg soepel verloopt.
4. TimeCamp
Voor zowel werk vanuit huis als vanuit kantoor maken wij gebruik van TimeCamp. TimeCamp zorgt dat we precies weten hoeveel tijd we aan een bepaalde taak besteden.
Wat kun je ermee?
Vooral wanneer je voor verschillende klanten of projecten werkt, kan het handig zijn om bij te houden hoeveel tijd er in ieder project gaat zitten. Dit kun je gemakkelijk bijhouden via TimeCamp. Per project kun je klokken wanneer je met een taak begint en wanneer je deze afrondt. Je kunt hier handige rapporten van creëren om het overzicht te behouden – ook vanuit thuis.
Leuk feitje: Voor degenen die vanuit Asana werken is de inzet van TimeCamp wel heel erg makkelijk. Je kunt namelijk met een handige integratie zo vanuit Asana tracken hoeveel tijd je aan al je taken hebt besteed.
5. LastPass
Een handige tool die het delen van gegevens tussen thuiswerkers mogelijk maakt, is LastPass. Wij gebruiken LastPass al langere tijd, met veel succes.
Wat kun je ermee?
LastPass houdt je wachtwoorden veilig en maakt het mogelijk om deze met je teamleden te delen. Volledig online, dus ook vanuit thuis. Je kunt in de tool precies aangeven wie toegang heeft tot welke wachtwoorden en logt automatisch, met één hoofdwachtwoord, in op al je websites en tools.
LastPass werkt met een handige extensie in onder meer Chrome, Safari en FireFox, maar is ook te downloaden als mobiele app.
6. Mural
Mural is onze meest recente vondst. Een paar weken geleden wilden we een online workshop organiseren. We wilden met post-its ideeën delen en deze samen doornemen en organiseren. Een typische activiteit die online lastig wordt, toch? Niet met Mural.
Wat kun je ermee?
Mural is als het ware een online whiteboard. Hierop kun je als team inloggen en post-its plakken, afbeeldingen toevoegen, tekenen en nog veel meer. Ideaal voor al je interactieve meetings!
De voordelen van thuis werken
Thuiswerken is zeker geen nieuw fenomeen. Over de laatste jaren besluiten steeds meer bedrijven om met teamleden op afstand te werken. Vanuit thuis, of vanuit waar de medewerker zich dan ook het beste voelt. Volgens GetApp steeg het aantal thuis (en remote) werkers met maarliefst 400% tussen 2010 en 2020. Ook bleek uit een onderzoek van Buffer dan 44% van de medewerkers inmiddels in een deels remote team werkt. Dit heeft voor bedrijven namelijk een aantal duidelijke voordelen:
- Het scheelt ruimte op kantoor. Dat is handig, want kantoorruimte is niet goedkoop.
- Thuiswerkers hebben vaak minder last van afleiding. Ze kunnen een stille ruimte opzoeken en worden minder vaak gestoord door collega’s. Dit verhoogt de productiviteit.
- Meer zelfstandigheid zorgt voor meer verantwoordelijkheidsgevoel en focus op correctheid van het werk. Volgens Forbes resulteert dit in resultaten met 40% minder kwaliteitsfouten.
- Veel mensen werken graag thuis en blijven daarom langer werken voor een bedrijf dat deze mogelijkheid biedt.
Nadelen en uitdagingen van thuis werken
Uiteraard heeft thuis werken ook nadelen. Een bekend nadeel is stress en verwarring met betrekking tot communicatie. Hoe kun je je collega’s het beste bereiken? Hoe kun je brainstormen zonder gezamenlijk whiteboard, post-its en een koffietafel? En hoe kun je snelheid in je werk garanderen als je niet makkelijk even langs je collega’s bureau kunt lopen? Gelukkig kan een groot deel van deze nadelen worden opgelost met bovenstaande tools.
Hulp nodig?
Werkt jouw bedrijf tegenwoordig vanuit thuis en kun je wel wat hulp gebruiken bij de keuze van de juiste tools? Wij helpen je graag verder.
Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek of schrijf je in voor onze Growth hacking nieuwsbrief. Hierin houden we je op de hoogte van alle nieuwe ontwikkelingen op het gebied van sales, online marketing en growth hacking. Wil je eerst zelf even checken hoe goed jouw organisatie digitaal is ingericht? Dat weet je binnen een paar minuten met onze gratis Sales & Marketing groeitest!
